Redactieprofs | schrijftraining
64
archive,tag,tag-schrijftraining,tag-64,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-11.2,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-6.0.5,vc_responsive

Een grote zorgorganisatie wilde meer openheid, ook in de notulen van vergaderingen. Transparant en prettig leesbaar. Tijd voor een training ‘Pakkend schrijven’.

Laatst miste ik een training van mijn korfbalteam. Gelukkig niet door een blessure, maar doordat ik een workshop ‘Pakkend schrijven’ ging geven. Een teamgenoot reageerde met: ‘Jammer dat je niet meespeelt, maar vertel me eens wat meer over die workshop?’ Dat was het begin van een geslaagde training voor ongeveer twintig secretaresses van een grote zorgorganisatie, onder wie mijn teamgenoot.

Notulen voor iedereen

De organisatie was volop bezig met de ‘nieuwe openheid’. De notulen van elke vergadering werden voor alle medewerkers toegankelijk en op het intranet gezet. Ze moesten dus begrijpelijk zijn. Logisch zou je denken, maar dat was tot dan toe niet het eerste doel van de notulen. Het draaide vooral om het vastleggen van besluiten en wie wat wanneer ging doen. Nu moesten de notulen ook nog eens prettig leesbaar zijn én geen spelfouten bevatten. Dat werd de opdracht van de training ‘Pakkend schrijven’ die ik deze secretaresses gaf.

Van passief naar actief

Tijdens mijn voorbereiding, ik kreeg een aantal voorbeeldteksten, bleek dat het met de spelling van de secretaresses wel goed zat. Ik had niet anders verwacht. Anders was het gesteld met de zinsbouw. De notulen blonken vooral uit door lange zinnen en passiviteit. Niet letterlijk, maar in de zin van passieve of lijdende zinnen. Voorbeeld: ‘Besluit: de printer wordt vervangen. Er wordt binnenkort actie ondernomen.’ Dit zie je vaak in notulen. Uiteindelijk blijven rolverdeling en tijdsplanning vaag en kunnen mensen zich zelfs verschuilen. Maak zo’n zin actief en alles is ineens wél helder. ‘We vervangen de printer en collega X zorgt dat deze op 1 juli op de gang staat én werkt.’ Dat leest een stuk prettiger en direct is duidelijk wie wat doet en wanneer.

Eyeopeners

Pakkend schrijven, dus ook notuleren, is vooral doen. Dus gingen de secretaresses zelf aan de slag. Met behulp van specifieke oefeningen leerden ze kort, bondig en prettig leesbaar te formuleren. Vanzelfsprekend kwamen ook spelling, stijl, grammatica en leestekens aan bod. Ter plekke gaf ik meteen feedback en de secretaresses beleefden allerlei eyeopeners. Ze werden zich extra bewust van het nut én plezier van een goede tekst en het gebruik van actieve zinnen. Dat daarmee de vergaderingen efficiënter zijn geworden, is mooi meegenomen. Uiteindelijk is ‘t nét korfbal: actief en to-the-point.

(foto: Gertrude de Vries)