Hoe schrijf je samen een sterke meerjarenstrategie?

Het schrijven van een meerjarenstrategie is voor organisaties een pittig proces. Er werken veel verschillende inhoudelijk deskundigen aan mee en de tekst komt in meerdere feedbackrondes tot stand. Hoe zorg je dan dat het niet alle kanten uitwaaiert? Hoe kom je tot een inspirerende tekst die de koers helder neerzet voor iedereen die er de komende jaren op voort moet bouwen? 

Redactieprof Marleen Kamminga werkt als redacteur en tekstschrijver regelmatig mee aan zulke processen. Onlangs nog voor Amsterdam UMC, waar de meerjarenstrategie in een aantrekkelijk e-zine is vastgelegd. “Je wilt een tekst die richting geeft én inspireert. Een goede strategietekst is samenhangend, onderbouwd en overtuigend. Zodat de koers helder is voor je stakeholders en zij er handen en voeten aan kunnen geven de komende jaren.” 

Hoe kom je tot zo’n tekst, als je met meerdere inhoudelijk deskundigen werkt? Hoe zorg je ervoor dat alle expertise samenkomt in een samenhangend en inspirerend verhaal? Hier zijn zeven stappen die je helpen om samen een sterke strategietekst te schrijven.

Stap 1: Bepaal het vertrekpunt en de doelgroepen

Visie, missie en kernwaarden vormen de basis; die moeten straks herkenbaar blijven in de nieuwe koers. Daarnaast moet je duidelijk hebben wat je met de tekst wilt bereiken en voor wie hij bedoeld is. Wil je een interne strategie voor medewerkers opstellen of een extern beleidsdocument voor stakeholders? 

Voorbeeld: Is de duurzaamheidsstrategie van jouw gemeente vooral bedoeld voor beleidsmakers, inwoners of bedrijven? Voor inwoners kies je voor toegankelijke en inspirerende toon; beleidsmakers voorzie je van een gedetailleerde onderbouwing.

Stap 2: Breng het speelveld en de huidige positie in kaart

Wat zijn belangrijke ontwikkelingen en trends in je domein of je branche? Wat zijn sterke en zwakke punten van de organisatie? Waar liggen kansen en welke bedreigingen zijn er? Deze inzichten helpen bij het bepalen van de inhoud en prioriteiten.

Voorbeeld: Een organisatie in de culturele sector kan trends als digitalisering en veranderende publieksbehoeften analyseren om strategische keuzes te onderbouwen. 

Stap 3: Verzamel input van deskundigen

Breng in kaart welke inhoudelijke deskundigen binnen de organisatie betrokken moeten worden en hoe zij input kunnen leveren. Plan interviews of werksessies waarin zij hun kennis en inzichten delen. Een goede structuur in deze fase voorkomt straks een onoverzichtelijke brij aan informatie!

Voorbeeld: Voor een nieuwe IT-strategie kun je technische en organisatiekundige aspecten in kaart brengen in een sessie met securityspecialisten, softwareontwikkelaars en businessanalisten.

Stap 4: Maak een duidelijke briefing en structuur

Formuleer met behulp van de eerste drie stappen een beperkt aantal vragen voor de inhoudelijk deskundigen. Geef  aan hoe uitgebreid hun bijdrage mag zijn. Orden de informatie en bepaal een logische opbouw. Begin bijvoorbeeld met de aanleiding, beschrijf de visie en doelen, en werk toe naar concrete acties. 

Voorbeeld: Een strategie voor digitale transformatie kan beginnen met trends en uitdagingen, gevolgd door de visie op digitalisering en afsluiten met een implementatieplan.

Stap 5: Schrijf de eerste versie

Gebruik duidelijke taal en vermijd jargon. Let wel op dat je niet te diep ‘door de knieën gaat’ voor je doelgroep; al te veel uitleg en vereenvoudiging kan ook averechts werken. De balanceerkunst is: complexe ideeën toegankelijk maken zonder de diepgang te verliezen.

Voorbeeld: In een strategie over AI in de zorg kun je in plaats van ‘machine learning-algoritmen optimaliseren klinische besluitvorming’ schrijven: ‘Slimme software helpt artsen betere diagnoses te stellen.’

Stap 6: Laat deskundigen en eindgebruikers meelezen

Toets de tekst bij zowel de inhoudelijke deskundigen als de doelgroep. Let er bij het verwerken van hun feedback op dat je de gekozen rode draad en de stijl (tone of voice) behoudt. Check: zijn alle kernpunten correct en begrijpelijk? Bepaal wie er de laatste klap op geeft.

Voorbeeld: Bij een HR-strategie kan een groep leidinggevenden beoordelen of de tekst aansluit bij de praktijk. Maar als je medewerkers (of zelfs potentiële sollicitanten) laat proeflezen, dan kom je ook te weten of de tekst voor hen begrijpelijk en motiverend is.

Stap 7: Zorg voor eenheid van stijl en een aansprekende presentatie

Een goed leesbare, helder gestructureerde eindversie helpt bij de implementatie. Een goede vormgeving versterkt de inhoud en de leesbaarheid. Overweeg ondersteunende infographics, samenvattende bullets en inspirerende fotografie. Maak de tekst goed vindbaar op je website. En last but not least: zorg voor een titel die de koers krachtig en inspirerend weergeeft.

Voorbeeld: Een visuele tijdlijn met de geplande maatregelen per jaar laat in een oogopslag zien hoe de strategie wordt geïmplementeerd.

Door deze aanpak te volgen, werk je met deskundigen aan een meerjarenstrategie die zowel inhoudelijk sterk als richtinggevend en inspirerend is. De tekstschrijvers van Redactieprofs ondersteunen je hier graag bij.

Wat zijn jouw ervaringen met het schrijven van strategieteksten? Deel ze in de reacties!