Goed verhaal begint met goede briefing

Begrijp me niet verkeerd: ik hou van verrassing, laveer op de wind, ben wat ongeorganiseerd en daardoor kei flexibel. Privé dan. Als het om mijn werk gaat, wil ik graag koers, piketpalen, beperking, kaders, deadlines. Waarom? Omdat een goed verhaal gedijt op gedegen voorbereiding. De (basis)ingrediënten, smaakmakers en toppings voor een goede (tekst)briefing.

Na een bevalling van vijf kwartalen heb ik samen met vormgever Brigitte Boits een prachtige brochure opgeleverd. Dit proces had zeer veel korter gekund en minder frustratie gekost als we vooraf helder waren gebriefd. Ik steek mijn hand in eigen boezem; ik had moeten ingrijpen toen ik vraagtekens zag, geen deadline en een onbeperkt aantal woorden kreeg. Van deze ervaring heb ik geleerd. Ik heb een checklist gemaakt waaraan een goede briefing moet voldoen. Als ik weer voor een afdeling, eenmanszaak of een niet-communicatiebureau aan de slag ga, haal ik het lijstje erbij en stel samen met de (potentiële) opdrachtgever een briefing op. Ik deel mijn lijstje graag.

Basisingrediënten
Wat zijn de boter, kaas en eieren van een goede briefing? Deze basisingrediënten voor een tekstbriefing zijn een open deur, maar toch even aandacht voor het alledaagse:

• Doel van de tekst: moet de tekst informeren, verkopen, motiveren, amuseren. Twee voor de prijs van één beoogt iets anders dan uitleggen waarom het politiek gezien best kan: twee op één cel.
• Doelgroep van de tekst: Jip en Janneke lezen anders dan een doctorandus, en vakidioten gaan graag diep terwijl generalisten over de breedte willen weten.
• Deadline: wanneer moet de tekst klaar. Maar spreek ook af wát ‘klaar’ is! Is dat ná accordering of na eindredactie? Interpretatieverschillen kunnen irriteren.
• Inhoud: waar moet de tekst over gaan? Tekstschrijvers zijn op veel fronten thuis, maar sommige frontlinies zijn mij te heftig. Ik noem er een paar: pensioenen, lijfrente. Ik kán en ik wíl het niet, maar ik kan je wel verwijzen naar een collega die graag van cijfers chocola maakt. Kies – zeker bij een kort verhaal – voor één invalshoek. Een verhaal van 400 woorden waarin drie deskundigen aan het woord moeten komen en ieder zijn stokpaard wil berijden, is bij voorbaat mislukt. Kies liever één onderwerp en bewaar dat andere voor later.
• Input: Hoe komt de tekstschrijver aan z’n tekst en uitleg? Informatie via geschreven bronnen, een of meerdere interviews, wel of geen wederhoor? Geef het mee, voorinformatie geeft bot op het vlees en jeu aan een interview en verhaal.

Als je bij aanvraag deze basisingrediënten doorgeeft, kun je peilen of je de juiste tekstschrijver te pakken hebt: een die tijd heeft voor de opdracht en affiniteit heeft met het onderwerp en jouw organisatie(doelen).

Overige ingrediënten
In welke vorm gieten we de taart, cake of soufflé? Ofwel: benoem in de briefing tekstspecifieke zaken.

• Medium: Is de tekst bedoeld voor een vak- of personeelsblad of website? Of voor beide? Laat het weten, want voor het web schrijven we ‘optimaler’ dan voor papier.
• Content type: Gaat het om een achtergrondartikel of reportage, een (ghost) column of juist een feitelijk nieuwsbericht. Het kan ook om een repeterende rubriek gaan, waar volgens een vast format wordt geschreven. Geef het aan in je briefing, dat voorkomt teleurstelling en kan een boel tijd schelen.
• Stijl: Wat de tone of voice moet zijn, is soms lastig te vatten. Des te belangrijker om hier een uitspraak over te doen. Daar liep het bij bovengenoemde opdracht op mis. Wil je een praatje-citaatje of een neutraal intro gevolgd door een lange straight quote? Moet het een ambtelijke tint hebben of juist in populair-wetenschappelijke stijl? Vind je het moeilijk te benoemen? Voeg aan de briefing voorbeelden toe van teksten die jou aanspreken.
• Tekstlengte: Geef de lengte in het aantal woorden of tekens. In het laatste geval graag ook of dat met of zonder spaties is. Het maakt – zeker voor de vormgever of het web– nogal uit.

Smaakmakers
Is de tekst gebaseerd op (een) interview(s), dan is het fijn om daar in de briefing aandacht aan te besteden. Geef bijvoorbeeld gewenste vragen door. Vind je dat lastig? Natuurlijk denken Redactieprofs daarover mee. Informatie over de geïnterviewde zelf kan uitglijders voorkomen. Bijvoorbeeld alleen de naam van de interviewkandidaat melden terwijl het om een van de hoogste bobo’s gaat. Of wel zeggen dat het om een interview gaat, maar vergeten dat er vijf interviewkandidaten aan tafel zullen zitten.
Geef – als die er zijn – ook gevoeligheden vooraf aan. Onbedoeld kan op basis van een openhartig interview een beerput geopend worden. Brief – zeker bij gevoeligheden – niet alleen de interviewer, maar ook de geïnterviewde. Geef ook een duidelijke instructie: over het doel van het interview. En vertel dan meteen de tekstlengte. Zeker bij een klein artikel kan dat zware teleurstelling voorkomen.

Toppings
Een verhaal kan toegankelijker worden door naast een lopende tekst ook tekstfrutsels te laten maken. Kadertjes over zijonderwerpen kunnen niet alleen leuk zijn voor de lezer, maar ook lekker voor de vormgever. Dat geldt ook voor extra cijfers waar grafiekjes mee kunnen worden gemaakt.
Tot slot de kers op de taart: een mooi beeld. Een foto, een illustratie, een infographic… Ze verlevendigen het verhaal of geven er een heel andere draai aan. Laat de tekstschrijver erover meedenken en suggesties geven. Deze input is dan weer een van de vele ingrediënten voor een goede briefing aan bijvoorbeeld een fotograaf. Daarover later meer. Bon appetit!