Redactieprofs | Taalkwesties
166
archive,category,category-taalkwesties,category-166,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-11.2,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-6.0.5,vc_responsive

Met je zakelijke e-mails wil je efficiënt, klantvriendelijk, beleefd en professioneel overkomen. Hoe? Ga back to the basics met deze 7 tips voor goede zakelijke mails.

Eerst even een anekdote die ik ooit ergens las. Tijdens een buitenlands congres zetten eens een man en een vrouw, beiden getrouwd (maar niet met elkaar), flink de bloemetjes buiten. Toen het congres was afgelopen en iedereen weer thuis was, stuurde de vrouw haar geheime lover nog een mailtje. Waarin ze, haar hoofd nog vol van de romantische belevenissen, verslag deed van de fantastische avond en de spannende nacht. Inclusief alle kinky details. Ze verstuurde de mail als antwoord op een eerder mailbericht uit de congresmailgroep. Handig hoor, met één muisklik ….en de reply-allknop. Oepsie!

Nou, uitkijken dus als je zakelijk mailt. Doe je voordeel met deze 7 tips voor tiptop verzorgde zakelijke e-mails.

 1          Geachte, Beste of Hallo?
Een zakelijke mail is hetzelfde als een zakelijke brief.
Begin zakelijke mails dus met: Geachte mevrouw, of: Geachte heer De Vries. Beste Jan of Dag Ingrid mag ook, als je de ontvanger goed kent en tutoyeert.
Beter niet: Hallo Piet (te plat en te informeel) of Beste mevr. Jansen (afkortingen in de aanhef, daarmee laat je zien dat je de lezer niet serieus neemt, want je doet weinig moeite). 

2          Groetjes!?
Onderteken je mail (net als een brief) met: Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Met hartelijke groeten kan ook. Zet je contactgegevens eronder (maar geen ellenlange bedrijfsboodschap, nergens voor nodig).
Beter niet: Groetjes (te informeel), M vr gr of gr. Gn fkrtngn! Zie tip 1 laatste zin. Zelf denk ik altijd als iemand Gr schrijft: ben je boos?

3        Gebruik de onderwerpregel. Schrijf hierin kort en krachtig waar de mail over gaat. Gebruik je een oude mail bij een nieuw onderwerp? Vergeet niet de onderwerpregel aan te passen. Anders loop je het risico dat mensen de mail niet eens openen.

4          Pas op met reply all en bcc. Bij reply all laat je iedereen weten wat je antwoordt, meestal is dat alleen maar lastig voor de anderen. Bcc (blind carbon copy) kan leiden tot verdeel-en-heerspolitiek en het draagt niet bij aan openheid of een transparante bedrijfscultuur.

5          Check de mail ALTIJD vóór je hem verzendt. Is de boodschap duidelijk? Niks vergeten? Spelling en formulering in orde? De juiste geadresseerden geselecteerd?

 6         Mail nooit als je geïrriteerd of boos bent. Een geschreven tekst kan veel botter, harder of vervelender overkomen dan een gesproken tekst. Boze mails maken de zaak vaak erger dan hij is. Gebruik zakelijke mail voor informatie, vragen stellen, bevestigen van een afspraak, als begeleidende tekst bij een bijlage, etc. Gaat het om slecht nieuws of gevoelige informatie? Dan kun je beter bellen of kiezen voor een face-to-facegesprek.

7         Schoon op die sliert. Het komt rommelig over als de hele eerdere correspondentie als een lange sliert onderaan je bericht hangt. Weg ermee.

Spelling. Geen sexy onderwerp en het vormt ook niet de kern van het vak van tekstschrijver. Toch gaat Redactieprof Marleen vandaag in op de punten en komma’s.

Het grootste misverstand over mijn vakgebied? Dat ik me als tekstschrijver vooral bezig houd met d/t’s, punten en komma’s: spellingkwesties en aanverwanten. Welnee! Dat is geen vak, dat is een vaardigheid. Niet erg sexy – en tóch ga ik het vandaag eens over die punten en komma’s hebben. 

Kommaneuker. Ik vind het een bizar woord, maar eerlijk is eerlijk: het kommaneuker-zijn is één van de aspecten van mijn werk. Correcte spelling is een voorwaarde waaraan mijn werk moet voldoen. Dat is niets bijzonders, want dat geldt wel voor meer beroepen – op het secretariaat of voor de klas hoort het er immers ook bij. 

Voor tekstschrijvers zit het onderscheidende vakmanschap in andere aspecten, zoals de argumentatie, de tekststructuur, de aantrekkelijkheid en het doel van de tekstproductie. Daarbij komen vaardigheden als analytisch denken en kennis over bijvoorbeeld retorica, mentale processen (hoe leren en onthouden lezers?) en psychologische processen (hoe laten lezers zich beïnvloeden?) goed van pas.

Punten en komma’s: waar gaat het vaak mis?

Maar over zulke processen ga ik het vandaag niet hebben. Het is hoogzomer, het is tijd om zo veel mogelijk buiten te spelen, dus we houden het simpel: punten, komma’s, dubbele punten en puntkomma’s. Waar gaat het vaak mis en hoe gebruik je ze correct? 

Punt en komma

Veel mensen vinden het gebruik van punten en komma’s in citaten verwarrend. Collega Jos sneed het even al aan in zijn blog over aanhalingstekens: de punt hoort wél in het citaat, maar de komma niet. Dus:

“Ik ga vandaag naar het strand”, zei hij.

Hij zei: “Ik ga vandaag naar het strand.” 

Komma, en?

Veelgemaakte opmerking in redigeerkantlijnen: ‘je mag geen komma zetten voor het woord ‘en’. Misverstand! Typisch geval van ‘vage schrijftip tot wet verheffen’. 

Een komma voor ‘en’ kan juist heel functioneel zijn. Kijk maar:

In Zandvoort is het op het strand veel drukker dan IJmuiden en Scheveningen trekt de meeste badgasten.

Bij het lezen van die zin blijf je even haken in het midden. Dat los je op met een komma, want dan zie je in een oogopslag dat IJmuiden en Scheveningen niet bij elkaar horen in deze vergelijking: 

In Zandvoort is het op het strand veel drukker dan IJmuiden, en Scheveningen trekt de meeste badgasten.

Toch kun je ook gerust een komma voor ‘en’ zetten als er geen sprake is van betekenisverschil. Gewoon, omdat je even een adempauze wilt in een zin.

(Overigens: mijn opmerking dat de ogen van lezers blijven haken op onduidelijke passages, kun je letterlijk nemen. Taalbeheersers hebben veel onderzoek gedaan naar leesbaarheid door de oogbewegingen van lezers met een camera te registreren.)

Puntkomma versus dubbele punt

De puntkomma en de dubbele punt worden nogal eens door elkaar gebruikt. Toch is er een functioneel verschil:

  • de puntkomma kun je zien als een soort eerstegraads-familielid van de punt. Twee zinnen die samen een goed stelletje vormen, kun je zichtbaar aan elkaar verbinden door de punt te vervangen door puntkomma. Een toepasselijk voorbeeld daarvan vond ik bij Onze Taal: We hebben een mooie zomer gehad; vooral augustus was heerlijk zonnig.
  • de dubbele punt geeft aan dat het tweede deel van de zin uitleg geeft over het eerste deel. Er is bijvoorbeeld een oorzakelijk verband, of een deel-geheel-relatie: Een mooie zomer heeft ook zo z’n nadelen: de bodem droogt uit, dijken kunnen verzakken en oogsten kunnen mislukken.

Vind je dit ‘kommaneuken’? Dat is het misschien ook, maar vergeet niet: jouw lezers hebben echt nog wel meer te doen dan het aandachtig lezen van jouw tekst. Agenda’s zijn vol en afleidingen zijn talrijk. Dus maak het je lezers gemakkelijk en voorzie ze van teksten die lekker vlot weglezen. Dat vergroot meteen de kans dat de boodschap blijft hangen.

Maar wat die seks met komma’s betreft: ik ga liever weer gewoon ouderwets muggenziften.

Meer weten over spelling? Lees ook deze blogs: 

Aaneenschrijven, koppelteken of los?

Gedachtes bij een foute apostrof

Het SEO-probleem: goed zoeken, maar ook goed spellen

Hun of hen – voor haarklovers en muggenzifters

In ons taaltje gebruiken we vaak verkleinwoordjes. Daarmee maken we alles wat we zeggen een beetje gezelliger, vriendelijker en schattiger. En kom je oorspronkelijk niet uit ons landje, dan is het ook nog een stukje makkelijker. Want verkleinwoordjes hebben altijd ‘het’ en nooit ‘de’ als lidwoordje. Eitje!

Wat een schatje, dat baby’tje/hondje/poesje/geitje/kalfje/veulentje! Kun je me even een papiertje aangeven? Ik heb een cadeautje voor je. Een appeltje voor de dorst. Wil je nog een koekje? Nog eventjes, we zijn er bijna. Zal ik eens een boekje open doen over die man? Wat een lulletje rozewater. Mag het een onsje meer/tikje minder? Zeg, was dat feestje leuk? Nou, dat verhaal kreeg nog een staartje. Roodkapje, Klein duimpje, Sneeuwwitje. Berend Botje, potje met vet, roodborstje tikt tegen ‘t raam en breng eens een zonnetje onder de mensen.

Zakenvrouwtje

Het schijnt dat vooral vrouwtjes graag verkleinwoordjes gebruiken. “Een collegaatje van mij ligt in scheiding, erg hè?” Dat is nog tot daaraan toe. Maar een ondernemer (v) die het heeft over ‘mijn bedrijfje’? Neem je die serieus? Ikke niet, ik heb er een broertje dood aan! Tenzij we haar dan ook een zakenvrouwtje mogen noemen dat een offertetje stuurt naar haar klantje met een prijsje dat ze rekent voor werkjes en opdrachtjes. Inclusief kilometertjes voor haar autootje van het zaakje.

Niet te vaak

Dus, het lesje van dit blogje is: niet te vaak verkleinwoordjes gebruiken. Wil je zachter, kneuteriger of liever overkomen? Dan mag het. Met mate. Maar in andere gevallen kun je beter gewoon zeggen (schrijven) waar het op staat.

PS: ik las er ook nog een leuk stukje over. Het is oud maar leuk nieuws over Hans Dorrestijn die zich boos maakt over winterkoning en roodborst.  https://onzetaal.nl/nieuws/ophef-over-roodborst.







Er gaat de laatste tijd geen dag voorbij of ik zie wel een zin die niet klopt met het verwijswoord ‘deze’. Pas nog in mijn kwaliteitskrant. Tijd voor een blog!

Reinigt het gezicht zonder deze uit te drogen.
Koop zijn laatste boek en laat deze direct door Yotam Ottolenghi signeren.
Vraag een sollicitatieformulier en lever deze in bij de balie.

Wat is de overeenkomst tussen deze drie zinnen?

a) ik heb ze niet verzonnen
b) in elke zin staat een fout verwijswoord
c) a en b zijn allebei waar

Het antwoord is c). Ik heb die zinnen, gedrukt en wel, in het echt gezien. Respectievelijk op een etiket van mijn Decubal gezichtstonic, in een mail van De Bijenkorf en op een mededeling in de Jumbo-supermarkt.

De fout in de zin is het verwijswoord. Dat is een woord dat verwijst (‘terugslaat op’) naar een woord dat al eerder is gebruikt. En er gaat geen dag voorbij of ik zie wel een zin met deze fout. Pas nog in mijn kwaliteitskrant, schreef een gerespecteerd columnist ‘een meisje, die’.

Waarom zijn de verwijswoorden in deze zinnen fout?

Reinigt het gezicht zonder deze uit te drogen. Waar slaat ‘deze’ op? Op: gezicht. Maar: deze (en ook het woord die) verwijzen naar woorden die met ‘de’ beginnen. Heb je een ‘het’-woord te pakken – zoals hier: het gezicht – dan gebruik je dit of dat. De correcte versie van de zin is: Reinigt het gezicht zonder dit uit te drogen. Formeel gesproken is het de huid die niet mag uitdrogen. Dan kun je beter schrijven: Reinigt de gezichtshuid zonder deze uit te drogen. Dus hup productmanagers van Decubal, verbeter dat etiket!

Waar is de meisje!

En zo gaat het ook met Ottolenghi’s laatste boek: het boek, dus je laat ‘dit‘ signeren. Er zijn misschien mensen die ‘deze formulier’ zeggen. Dat zijn dezelfde mensen die al rappend de draak steken met ‘grammar nazis’ zoals ik: ‘waar is de meisje!’ en ‘wat is deze?’ In de spreektaal is dat niet zo erg. Maar wil je met je zakelijke teksten professioneel en geloofwaardig overkomen (en wie wil dat niet), denk dan gewoon even na voor je ‘deze’ schrijft. Ezelsbruggetje: het -> dit/dat eindigen allemaal op een t.