Redactieprofs | Communicatieplan
109
archive,category,category-communicatieplan,category-109,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-11.2,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-6.0.5,vc_responsive

Als interim communicatieadviseur hielp ik een van mijn opdrachtgevers bij de verhuizing naar een nieuw pand. De nieuwe locatie was niet alleen mooier, maar ook duurzamer en ingericht op de toekomst. Toch waren medewerkers niet direct enthousiast. Terwijl hun hulp en enthousiasme juist in zo’n verhuisperiode keihard nodig zijn. Begin intern, is dan ook de eerste van mijn 8 tips voor een goede verhuiscommunicatie.

1 Begin intern

  • Tevreden medewerkers zijn de beste ambassadeurs. En medewerkers zijn altijd meer tevreden als ze goed op de hoogte zijn. Begin dus bij hen met uw verhuiscommunicatie. Neem hen om te beginnen mee naar de reden van de verhuizing. Wat heeft de nieuwe locatie dat de huidige niet heeft? (bijvoorbeeld: ruimer, beter bereikbaar). Waarom is er gekozen voor dit specifieke pand (bijvoorbeeld: groter of duurzamer of geschikter voor een nieuwe manier van (samen) werken).
  • Ga in tweede instantie pas in op details zoals de kenmerken van het nieuwe pand Medewerkers willen daarbij vooral weten wat de verhuizing voor hen betekent. Verplaats u dus in hen en geef antwoord op hun vragen: Hoe zien de nieuwe werkplekken eruit? Hoe komen ze er? Zijn er voldoende parkeerplaatsen voor auto en fiets, is er OV in de buurt? Is er een kantine? Beantwoord alle vragen, laat zien dat u zorgvuldig hebt nagedacht over de consequenties van de verhuizing voor medewerkers en bezoekers!
  • Geef de verhuizing, als het kan, een motto mee. Denk aan iets als: ‘Van oud naar goud’. Of ‘Van een 4 naar een 10’ (vul hier het oude en het nieuwe huisnummer van uw organisatie in) Of: ‘Even dicht maar straks meer open’. Het is belangrijk dat het motto past bij jullie bedrijf en bij de soort verhuizing

2 Houd medewerkers goed op de hoogte

Als er gebouwd of verbouwd wordt, geef dan regelmatig een update via mail of intranet. Hang posters op of maak een verhuiskrant, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en van de omvang van de verhuizing. Organiseer inloopdagen in het nieuwe pand en maak daar een klein feestje van. Nodig medewerkers als alles klaar is als eerste uit om te komen kijken. Maak daarvoor een verrassende uitnodiging! Kortom: Doe er alles aan om medewerkers enthousiast te maken, want dat enthousiasme zorgt voor de energie intern die nodig is bij een verhuizing en voor de juiste uitstraling naar buiten.

3 De inrichting

Denk eens rustig na over de communicatie van de inrichting. Hoe heten de verschillende ruimten? Hebben jullie straks bijvoorbeeld een koffiecorner, een café of gewoon een koffieautomaat? Wat past bij jullie nieuwe uitstraling als bedrijf? Hoe zien de naambordjes op de deuren er uit? Krijgen spreekruimten gewoon een nummer of toch een aansprekende naam mee die makkelijk in de mond ligt en iets zegt over jullie bedrijf?

4 Drukwerk

Pas de huisstijl aan. Briefpapier/visitekaartjes/enveloppen/adresetiketten/stempels/stickers worden steeds minder gebruikt, maar zijn voor veel officiële stukken nog steeds nodig. Denk ook aan documenten, formulieren, brochures en contracten. En advertenties.

5 Denk ook aan digitaal

Ook digitale sjablonen, de handtekeningen onder alle mail-berichten en de contactpagina van de website moeten op het laatste moment worden aangepast.

6 Vertel het klanten en leveranciers op tijd

Kondig de verhuizing ruim op tijd aan. Het meest praktisch, goedkoop en snel is om dat via mail te doen. Besteed wel wat aandacht aan de tekst en uitstraling van die mail. Gekozen voor een campagne? Gebruik dat beeld dan ook hier.

Overigens: een unieke en opvallende adreswijziging per post valt in deze tijden van digitalisering meer op dan ooit!

7 De dag van de verhuizing

Stuur medewerkers de avond tevoren of ’s morgens vroeg een mail met de laatste aanwijzingen. Zet van tevoren berichten klaar op social media en deel deze halverwege de dag met een actuele foto. Hang als dat kan banners, posters of steigerdoeken op het nieuwe pand. Zorg dat de bereikbaarheid goed is geregeld. Verwijs bezoekers die onverhoopt toch bij het oude pand staan netjes door. Laat alle digitale wijzigingen (punt 5) nu in gaan.

8 Feestelijke opening

Organiseer op de nieuwe plek een feestje in stijl voor medewerkers, klanten en leveranciers. Een mooie aanleiding om te laten zien dat het goed gaat met jullie bedrijf! Vergeet in uw openingsspeech niet degenen te bedanken die de verhuizing in goede banen hebben geleid.

Hulp nodig bij een plan voor uw verhuiscommunicatie en/of de juiste, aansprekende teksten? Bel Redactieprof Sasja (T 06 448 32 893) voor een kennismaking. Zij kijkt dan samen met u bij welke Redactieprof uw verhuiscommunicatie in de beste handen is.