Redactieprofs | Communicatie
216
archive,category,category-communicatie,category-216,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-11.2,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-6.0.5,vc_responsive

De term ‘dilemma’ duikt de laatste tijd vaak op. Niet eens privé, vooral zakelijk. Dilemmalogica, dilemmasessies… Je kunt er van alles mee, ook in communicatieland.

Open zijn over dilemma’s is belangrijk, lees en hoor ik overal. Laat ik het dan meteen maar open en bloot op tafel gooien: op het moment van schrijven wil ik graag allerlei teksten maken en deadlines halen, terwijl ik vandaag ook een blog voor Redactieprofs zou opleveren. Waar ik tot mijn grote schrik vijf minuten geleden pas achter kwam. Dilemma! Wat nu?

Dilemma’s in mijn vak

Dit is natuurlijk een dilemma van niks. Er zijn grotere thema’s in de wereld. Waar het mij nu om gaat, is dat de term ‘dilemma’ mij ineens om de oren vliegt. Ook in mijn vak.

‘Iemand die ergens tegen is, is ook ergens voor’

De Utrechtse Communicatiekring hield deze zomer een bijeenkomst rondom dilemmalogica. Door de bril van ‘dilemmalogica’ werd bekeken hoe je als communicatieprofessional actief en open kunt communiceren over dilemma’s die zich in jouw praktijk aandienen. Ik kon er zelf helaas niet bij zijn, maar tipte een opdrachtgever die graag aanschoof – en zo lief was om de presentatie achteraf met mij te delen. Eyeopeners: ‘Iemand die ergens tegen is, is ook ergens voor.’ Vanuit verbinding kun je op zoek gaan naar een oplossing voor welk dilemma dan ook. En let op: ‘Het is een dilemma, dus de oplossing zit niet in de inhoud, maar in het proces.’

Dilemma’s in de zorg

Deze opdrachtgever was communicatieadviseur Sophie van Perspekt. En laat ik nou voor Perspekt vól de wereld van de dilemma’s in zijn gedoken. Ik heb het afgelopen jaar woorden mogen geven aan een kwaliteitsmodel voor de zorg, dat in de kern draait om werken met waarden, regels en… jawel, dilemma’s. In de zorgpraktijk van alledag doen zich talrijke situaties voor die tot dilemma’s kunnen leiden. Stel je werkt in de ouderenzorg en een cliënt wil graag zelf op pad gaan, terwijl dat in de ogen van zijn of haar verzorgers niet veilig is. Autonomie versus veiligheid – daar heb je ’t al. Hoe ga je nou om met zo’n dilemma én de mogelijke risico’s van dien? Daarbij óók nog rekening houdend met de waarden van alle betrokkenen en de regels en protocollen die gelden in de zorg? Precies uit deze vraag is het nieuwe kwaliteitsmodel ontstaan.

Dilemmasessies

Dan zijn er de organisaties die een dilemma gebruiken als kapstok voor de dialoog over complexe communicatievraagstukken. Het is een krachtige werkvorm om met betrokkenen die verschillend tegen een vraagstuk aankijken, open over de voor- en nadelen van hun zienswijzen te praten. Ook zijn er de opdrachtgevers die worstelen met hun identiteit. Aan de hand van haaks op elkaar staande stellingen kun je helpen om die identiteit scherper te krijgen. En van daaruit passende én effectieve communicatieboodschappen te formuleren.

Kortom, een dilemma is nog eens ergens goed voor. En in de tussentijd is mijn blog ook klaar!

Kijk voor luchtige dilemma’s eens op dilemmaopdinsdag.nl. Zit je zelf met het dilemma dat je veel te vertellen hebt, maar niet zo goed weet hoe? Of heb je geen tijd om je verhaal op papier of scherm te zetten? Klop dan vooral aan bij Redactieprofs. Van schrijven en communicatieadvies gaat ons hart juist sneller kloppen.

Als interim communicatieadviseur hielp ik een van mijn opdrachtgevers bij de verhuizing naar een nieuw pand. De nieuwe locatie was niet alleen mooier, maar ook duurzamer en ingericht op de toekomst. Toch waren medewerkers niet direct enthousiast. Terwijl hun hulp en enthousiasme juist in zo’n verhuisperiode keihard nodig zijn. Begin intern, is dan ook de eerste van mijn 8 tips voor een goede verhuiscommunicatie.

1 Begin intern

  • Tevreden medewerkers zijn de beste ambassadeurs. En medewerkers zijn altijd meer tevreden als ze goed op de hoogte zijn. Begin dus bij hen met uw verhuiscommunicatie. Neem hen om te beginnen mee naar de reden van de verhuizing. Wat heeft de nieuwe locatie dat de huidige niet heeft? (bijvoorbeeld: ruimer, beter bereikbaar). Waarom is er gekozen voor dit specifieke pand (bijvoorbeeld: groter of duurzamer of geschikter voor een nieuwe manier van (samen) werken).
  • Ga in tweede instantie pas in op details zoals de kenmerken van het nieuwe pand Medewerkers willen daarbij vooral weten wat de verhuizing voor hen betekent. Verplaats u dus in hen en geef antwoord op hun vragen: Hoe zien de nieuwe werkplekken eruit? Hoe komen ze er? Zijn er voldoende parkeerplaatsen voor auto en fiets, is er OV in de buurt? Is er een kantine? Beantwoord alle vragen, laat zien dat u zorgvuldig hebt nagedacht over de consequenties van de verhuizing voor medewerkers en bezoekers!
  • Geef de verhuizing, als het kan, een motto mee. Denk aan iets als: ‘Van oud naar goud’. Of ‘Van een 4 naar een 10’ (vul hier het oude en het nieuwe huisnummer van uw organisatie in) Of: ‘Even dicht maar straks meer open’. Het is belangrijk dat het motto past bij jullie bedrijf en bij de soort verhuizing

2 Houd medewerkers goed op de hoogte

Als er gebouwd of verbouwd wordt, geef dan regelmatig een update via mail of intranet. Hang posters op of maak een verhuiskrant, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en van de omvang van de verhuizing. Organiseer inloopdagen in het nieuwe pand en maak daar een klein feestje van. Nodig medewerkers als alles klaar is als eerste uit om te komen kijken. Maak daarvoor een verrassende uitnodiging! Kortom: Doe er alles aan om medewerkers enthousiast te maken, want dat enthousiasme zorgt voor de energie intern die nodig is bij een verhuizing en voor de juiste uitstraling naar buiten.

3 De inrichting

Denk eens rustig na over de communicatie van de inrichting. Hoe heten de verschillende ruimten? Hebben jullie straks bijvoorbeeld een koffiecorner, een café of gewoon een koffieautomaat? Wat past bij jullie nieuwe uitstraling als bedrijf? Hoe zien de naambordjes op de deuren er uit? Krijgen spreekruimten gewoon een nummer of toch een aansprekende naam mee die makkelijk in de mond ligt en iets zegt over jullie bedrijf?

4 Drukwerk

Pas de huisstijl aan. Briefpapier/visitekaartjes/enveloppen/adresetiketten/stempels/stickers worden steeds minder gebruikt, maar zijn voor veel officiële stukken nog steeds nodig. Denk ook aan documenten, formulieren, brochures en contracten. En advertenties.

5 Denk ook aan digitaal

Ook digitale sjablonen, de handtekeningen onder alle mail-berichten en de contactpagina van de website moeten op het laatste moment worden aangepast.

6 Vertel het klanten en leveranciers op tijd

Kondig de verhuizing ruim op tijd aan. Het meest praktisch, goedkoop en snel is om dat via mail te doen. Besteed wel wat aandacht aan de tekst en uitstraling van die mail. Gekozen voor een campagne? Gebruik dat beeld dan ook hier.

Overigens: een unieke en opvallende adreswijziging per post valt in deze tijden van digitalisering meer op dan ooit!

7 De dag van de verhuizing

Stuur medewerkers de avond tevoren of ’s morgens vroeg een mail met de laatste aanwijzingen. Zet van tevoren berichten klaar op social media en deel deze halverwege de dag met een actuele foto. Hang als dat kan banners, posters of steigerdoeken op het nieuwe pand. Zorg dat de bereikbaarheid goed is geregeld. Verwijs bezoekers die onverhoopt toch bij het oude pand staan netjes door. Laat alle digitale wijzigingen (punt 5) nu in gaan.

8 Feestelijke opening

Organiseer op de nieuwe plek een feestje in stijl voor medewerkers, klanten en leveranciers. Een mooie aanleiding om te laten zien dat het goed gaat met jullie bedrijf! Vergeet in uw openingsspeech niet degenen te bedanken die de verhuizing in goede banen hebben geleid.

Hulp nodig bij een plan voor uw verhuiscommunicatie en/of de juiste, aansprekende teksten? Bel Redactieprof Sasja (T 06 448 32 893) voor een kennismaking. Zij kijkt dan samen met u bij welke Redactieprof uw verhuiscommunicatie in de beste handen is.

Hoe kun je mensen meer laten betalen voor een tomaat en ze toch met een goed gevoel thuis laten komen met hun boodschappen? Het antwoord: communicatie. Redactieprof Marleen zoekt uit hoe Ekoplaza dat doet.

Vijfentwintig jaar geleden stond ik, met mijn kersverse communicatiekunde-bul op zak, in de startblokken om aan een loopbaan als tekstschrijver/copywriter te beginnen. Ik had al snel bedacht op welke markt ik me zou gaan richten: producenten en verkopers van biologische producten. In de kleine biologische supermarkt bij mij op de hoek in Amsterdam-Zuid zag ik telkens weer bevestigd hoe slecht de productinformatie was in die sector en hoe oubollig de producten werden aangeprezen. Daar was wat te doen!

Life is what happens while you’re busy making other plans… Mijn opdrachtenportefeuille liep vol met werk uit andere branches. De biologische sector ontwikkelde zich ondertussen van stoffig en geitenwollig naar eigentijds en kleurrijk. Met dito communicatieproducten. Neem nou Lekker Weten, het klantenmagazine van Eko Plaza. 

Eenheid, eigenheid en respect

Vijf keer per jaar neem ik het mee als ik er boodschappen doe, omdat er altijd wel iets op de cover staat wat mijn aandacht trekt en mijn nieuwsgierigheid prikkelt. Hoe doen ze dat?

Wat maakt een magazine (of een website of een ander communicatieproduct) geslaagd? Voor mij zit ‘m dat grotendeels in eenheid in vorm, inhoud en uitstraling. Perfect aansluiten bij de doelgroep, een heldere boodschap brengen die overal op een prettige, niet-opdringerige manier in verweven zit. In transparantie en eigenheid/authenticiteit: wie ben je, waar sta je voor en waarom? Maar zeker ook in respect en aandacht voor je beoogde lezers/klanten: wat houdt hen bezig, wat vinden ze belangrijk? 

Heldere boodschap

De makers van Lekker Weten scoren goed op al deze onderdelen. Ik sla het zomernummer erop na:

  1. Aansluiten bij je doelgroepen: kopers van biologische producten vind je tegenwoordig in alle lagen van de bevolking, in alle leeftijden. Van gezondheidsfreak tot bourgondiër: lekker eten spreekt bijna iedereen wel aan. De inhoud van het blad is daar op afgestemd – hoewel het taalgebruik soms nog iéts toegankelijker kan.
  2. De juiste toon (tone-of-voice)de biologische levensmiddelensector heeft best een zware en complexe boodschap over te brengen. Toch weet Lekker Weten een lichte toon te treffen. Niet belerend, maar juist positief en bevestigend: hier doen we het voor en dat is mooi!
  3. Eenheid in vorm, inhoud en uitstraling: van de materiaalkeuze – een sjiek ongebleekt papiertje – tot de schrijfstijl, vormgeving en fotografie, alles past bij elkaar. Fris en kleurig, maar niet schreeuwerig. Goede recepten, aantrekkelijk in beeld gebracht: ik krijg meteen zin om het te maken. Mooie persoonlijke verhalen van kwekers en andere producenten. Uitleg over herkomst en toepassing van producten. En dat alles in een lekker afwisselend blader-ritme.
  4. Een heldere boodschap brengen: wat meer betalen voor je tomaat, waarom zou je dat eigenlijk doen? Nou, redenen te over. Bijna elke rubriek in het magazine geeft daar antwoorden op, zonder ook maar een moment drammerig te zijn. Ik word als lezer op een opgewekte en prettige manier bevestigd in mijn keuze: ik koop niet alleen die tomaat, maar ook schone aarde, biodiversiteit, een eerlijk betaalde producent, een beter klimaat en nog veel meer goeds.
  5. Transparantie en authenticiteit: niet alles in de voedselproductieketen is controleerbaar. Producenten en inkopers vertellen daar eerlijk en open over en juist dát maakt hun verhaal overtuigend. Ik begrijp wat er al goed is geregeld en waar ze nog mee worstelen.
  6. Respect voor je lezers/klanten: hier géén Italiaanse oma’s in beeld die in bloemetjesjurken buiten aan een lange tafel pasta van merk X bereiden, terwijl we allemaal weten dat er in werkelijkheid een hyper-hygiënische high-tech fabriek achter schuilgaat. We zijn toch niet achterlijk? Maar wél krijg ik informatie over productieprocessen, of tekst en uitleg over alle graansoorten die ik in de winkel kan kopen. Daar kan ik wat mee.

“Géén Italiaanse oma’s in bloemetjesjurken die buiten aan een lange tafel pasta van merk X bereiden”

En zo sta ik, ondanks het hogere prijskaartje, toch met een tevreden gevoel mijn tomaten af te rekenen. Want ik weet: ik betaal niet teveel, maar een true price. Zo draag ik bij aan de gestage opmars van het marktaandeel duurzaam voedsel (van 3% in in 2009 naar 11% in 2017, berekende Wageningen Economic Research). Conclusie: complimenten, vakbroeders en vakzusters van dit klantenmagazine. Dit voelt goed.