7 tips voor zakelijk e-mailen
Met je zakelijke e-mails wil je efficiënt, klantvriendelijk, beleefd en professioneel overkomen. Hoe? Ga back to the basics met deze 7 tips voor goede zakelijke mails.
Eerst even een anekdote die ik ooit ergens las. Tijdens een buitenlands congres zetten eens een man en een vrouw, beiden getrouwd (maar niet met elkaar), flink de bloemetjes buiten. Toen het congres was afgelopen en iedereen weer thuis was, stuurde de vrouw haar geheime lover nog een mailtje. Waarin ze, haar hoofd nog vol van de romantische belevenissen, verslag deed van de fantastische avond en de spannende nacht. Inclusief alle kinky details. Ze verstuurde de mail als antwoord op een eerder mailbericht uit de congresmailgroep. Handig hoor, met één muisklik ….en de reply-allknop. Oepsie!
Nou, uitkijken dus als je zakelijk mailt. Doe je voordeel met deze 7 tips voor tiptop verzorgde zakelijke e-mails.
1 Geachte, Beste of Hallo?
Een zakelijke mail is hetzelfde als een zakelijke brief. Begin zakelijke mails dus met: Geachte mevrouw, of: Geachte heer De Vries. Beste Jan of Dag Ingrid mag ook, als je de ontvanger goed kent en tutoyeert.
Beter niet: Hallo Piet (te plat en te informeel) of Beste mevr. Jansen (afkortingen in de aanhef, daarmee laat je zien dat je de lezer niet serieus neemt, want je doet weinig moeite).
2 Groetjes!?
Onderteken je mail (net als een brief) met: Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Met hartelijke groeten kan ook. Zet je contactgegevens eronder (maar geen ellenlange bedrijfsboodschap, nergens voor nodig).
Beter niet: Groetjes (te informeel), M vr gr of gr. Gn fkrtngn! Zie tip 1 laatste zin. Zelf denk ik altijd als iemand Gr schrijft: ben je boos?
3 Gebruik de onderwerpregel. Schrijf hierin kort en krachtig waar de mail over gaat. Gebruik je een oude mail bij een nieuw onderwerp? Vergeet niet de onderwerpregel aan te passen. Anders loop je het risico dat mensen de mail niet eens openen.
4 Pas op met reply all en bcc. Bij reply all laat je iedereen weten wat je antwoordt, meestal is dat alleen maar lastig voor de anderen. Bcc (blind carbon copy) kan leiden tot verdeel-en-heerspolitiek en het draagt niet bij aan openheid of een transparante bedrijfscultuur.
5 Check de mail ALTIJD vóór je hem verzendt. Is de boodschap duidelijk? Niks vergeten? Spelling en formulering in orde? De juiste geadresseerden geselecteerd?
6 Mail nooit als je geïrriteerd of boos bent. Een geschreven tekst kan veel botter, harder of vervelender overkomen dan een gesproken tekst. Boze mails maken de zaak vaak erger dan hij is. Gebruik zakelijke mail voor informatie, vragen stellen, bevestigen van een afspraak, als begeleidende tekst bij een bijlage, etc. Gaat het om slecht nieuws of gevoelige informatie? Dan kun je beter bellen of kiezen voor een face-to-facegesprek.
7 Schoon op die sliert. Het komt rommelig over als de hele eerdere correspondentie als een lange sliert onderaan je bericht hangt. Weg ermee.
