Jaarverslagtaal: het verschil tussen vaag en concreet

Onbedoeld zijn veel teksten in jaarverslagen vaag. Zo maak je de tekst concreet én lekker leesbaar.

Stel, je werkt bij een zorginstelling en je schrijft deze alinea in het jaarverslag:

Sinds eind 2015 is daarom gestart met een pilot Kwaliteit op twee afdelingen. De cliënt en diens netwerk staan daarin centraal. De medewerker zal meer ruimte krijgen om adequaat te kunnen reageren op vragen van cliënten en zijn familie. Het management en de ondersteunende diensten zijn hier op afgestemd en draagt bij aan dit streven.

Wat valt je op als je dit goed leest?

Ten eerste het onjuist gebruik van het woord ‘sinds’ in combinatie met ‘gestart’. Een fout die je veel tegenkomt in organisatieteksten. Het moet zijn: Eind 2013 is daarom gestart met de pilot… Of: Sinds eind 2013 werken we aan de pilot <…>. Er staan nog meer fouten in het fragment: cliënten en zijn familie, hier op niet aan elkaar geschreven, draagt moet zijn: dragen.

Afgezien van de fouten, is er hier nog iets anders aan de hand: vaagtaal. Dat komt door woorden als centraal staan, adequaat reageren, meer ruimte, afgestemd zijn, draagt bij aan het streven. Want wat staat hier nou eigenlijk? Níet wat het doel is of de reden van het project. Ook niet wat ‘centraal staan’ hier betekent. Of waarín de cliënt en zijn netwerk centraal staan (want het woord ‘daarin’ kan verwijzen naar kwaliteit of naar de pilot zelf). En wat voor vragen zouden cliënten hebben? En de ‘ruimte voor de medewerker’, is dat 10 of 100 vierkante meter (flauwe grap)? Enzovoorts.

Feit is: het klinkt misschien best oké, maar feitelijk geven deze zinnen weinig informatie. Dat is jammer, want nu staat er ook niets in over hoe goed of nuttig dit project misschien wel is.

Wat nu? Mijn tip: schrijf concreet.
Dat betekent:
Benoem het wat, wie, waar, waarom, wanneer, hoe. Bijvoorbeeld:
Uit welke acties bestaat het project? Wie voeren het uit en wie hebben ermee te maken? Waarom voert de organisatie dit project uit, wat is het doel? Hoe ga je dat doel bereiken? Wanneer begint het project en wanneer is het afgelopen? Wat gebeurt er met de uitkomsten als de proef goede resultaten oplevert?

Geef voorbeelden uit de praktijk in de tekst. Ook leuk is het om medewerkers iets te laten vertellen over hun ervaringen met de pilot.

Maak de resultaten van het project duidelijk. Ook als het project niet helemaal vlekkeloos is verlopen, kun je er interessante informatie over geven. Dan vertel je bijvoorbeeld hoe je een probleem hebt opgelost of wat je ervan geleerd hebt. Openheid van zaken geven wekt vertrouwen; schrijven over wat niet of niet helemaal is gelukt is geen zwaktebod, maar juist heel sterk.

Voorbeeld: zo kan het ook
Om je op weg te helpen, heb ik de beginalinea van dit blog herschreven.

Het proefproject Kwaliteit is in november gestart op de afdelingen Bloem en Bos. In deze pilot onderzoeken we hoe we nog betere zorg kunnen geven. We testen bijvoorbeeld wat het effect is van minder regels en van soepeler omgaan met de wensen van cliënten. Ook nemen we initiatieven om familie van cliënten meer bij de zorg betrekken. Al het personeel van de afdelingen Bloem en Bos doet mee aan het project, ook managers en personeel van de ondersteunende diensten. Ons doel is dat we met dit proefproject leren hoe we beter rekening houden met wat onze cliënten willen. Dit hoort bij onze missie: altijd de beste zorg geven.

Hierna kun je de resultaten beschrijven, al of niet aangevuld met reacties en ervaringen van medewerkers en cliënten.

Veel succes! En kom je er niet uit, dan weet je wie je kunt bellen voor advies, redactie of een compleet nieuwe tekst voor je jaarverslag. Wil je nog meer schrijftips? Die staan onder andere in dit blog van Jeroen van den Nieuwenhuizen.